電子帳簿保存法により2024年1月からは紙での請求なども電子保存をしなければなりません。しかし、まだ紙の請求書でやり取りされ電子化対応されていない業界や会社は多いです。
郵送で送られてきた領収書や請求書をスマホで写真撮ったり、スキャナーでPDF化しなければいけません。毎月、何枚もあると地味に面倒な作業となります。
この記事では届いた郵便物をPDFにスキャンしてくれるサービスとバーチャルオフィスを紹介していきます。
目次
アテナ（atena）のクラウド郵便サービス：日本郵政キャピタルと資本提携しているDX推進サービス
郵便物をPDF化して転送してくれるクラウド郵便サービス「アテナ（atena）」。運営会社のatena株式会社（代表者：白髭直樹）が日本郵政キャピタルや名刺管理システムで有名なSanSanが出資している会社です。2022年5月にN-Technologiesより本社を晴海アイランドトリトンスクエアへ移転、同時に社名をatena株式会社へ変更しています。
提供しているサービスとなるクラウド郵便サービス「アテナ」とはどのようなサービスなのか解説していきます。
クラウド郵便サービス アテナとは
クラウド郵便サービス アテナは2020年5月よりスタートしたサービスで、クライアントのかわりに郵便物を受け取り、表面をスキャニングし電子化し、データベース化してクラウドを通じて届いた郵便物を確認することができるというもの。不要な郵便物はそのまま破棄、実物が必要なものは郵便として転送を行ってくれる郵便物の管理、代行をサービスです。
元々は海外に駐在する日本人向けを想定したサービスだったそうですが、コロナ禍の影響もあり国内からの反響は大きいという。
管理画面（画像：東京街人より）
サービス内容概要
- 専用の管理画面で届いた郵便物の表面を確認することができる
- 1クリックで内容をPDF化依頼。電子的に内容の確認ができる（最短当日確認可能）
- 郵便物は定期的（月4回）に指定住所へ転送してくれる
郵便物の回収方法は2通り
- アテナ住所（東京都江東区内）を取引先の請求書郵送先として周知させる
- アテナがクライアントポストを回り回収（現在は東京都内のみ）
アテナの料金プラン
◎月100通以下 初期費用なし、月額料金１万円（税抜き）※初月は無料
◎月101通以上 要見積 初期費用なし、月額料金１万円（税抜き）
有料オプション
- ポストから郵便物回収
- PDF化
- 指定住所に転送
- 郵便物の倉庫保管
アテナ申込の流れについて
アテナの利用までの流れは大まかには以下のようになっています。
①商談見積 → ②契約 → ③本人確認 → ④利用開始
アテナは1ヶ月に郵便物が100通を境に利用までの流れが異なります。100通以下の場合にはオンラインで申込を完了させることができますが、101通以上では内容の説明の上、商談、お見積りという流れととなります。
申込後には犯罪収益移転防止法に基づき代表者の本人確認があります。本人確認は最短2営業日（アテナ住所利用、対外的にアテナ住所を利用して郵便物がアテナに直接届くようにするためにはさらに厳密な審査のため2週間ほどかかる）
その後、利用開始前にキックオフMTGという利用上の説明とのMTG後利用開始となります。
郵便物スキャン転送サービスのあるバーチャルオフィス
ビジネスの郵便物を転送してくれるサービスとして最近注目されているのがバーチャルオフィスです。法人登記やHP、名刺用の住所として使え、届いた郵便物を指定の住所に転送してくれる私書箱サービスを用意している事業者がほとんです。しかし、ほとんどのバーチャルオフィスは郵便物をそのまま指定の住所に送くるだけなのでオンラインでなにが届いたかを確認することができません。
以下で紹介するバーチャルオフィスでは郵便物の中身をスキャニングしてPDFの形で送ってくるサービスを用意しています。ノマドワーカーや出張が多い人などにはおすすめとなりますので是非チェックしてみて下さい。
オフィス・ティラミス：港区高輪の珍しい戸建てバーチャルオフィス
オフィス・ティラミスは株式会社ファンプロジェクトが運営するバーチャルオフィスです。使える住所は「港区高輪」という人気の一等地。
珍しい戸建てタイプのバーチャルオフィスで会議室やキッチンスペース、屋上スペースがありイベントや交流会の開催などにも利用することができます。郵便物のPDF化サービスはバーチャルオフィスとして住所利用、電話転送、来客対応もしてくれる「フルプラン：月額7,700円」のみのサービスとなりますが、追加の費用なしで週2回PDF化して専用のサーバーへアップロード対応してくれます。
◎バーチャルオフィスと電子化転送サービスの料金について
| 月額費 | 7,700円（税込） |
| 月額費以外に必要な料金 | 入会金：8,000円（税込） |
| 電子化転送サービス料金 | 月額料金に含まれる 週2回 |
| バーチャルオフィス住所 | 東京都港区高輪1-19-11 |
| その他特徴 | 戸建てタイプのオフィスで会議室スペースや屋上、キッチンなどの設備が揃っている。 |
高輪の戸建てタイプのオフィスでスペース利用（有料）ができるバーチャルオフィスです。YouTubeの撮影用にキッチンスペースを使ったり、屋上スペースを交流会やイベントに活用したりすることができます。また、宿泊スペースも現在準備中だというアットホームで色々な使い方ができるバーチャルオフィスです。
オフィス・ティラミスのオフィス風景（画像：オフィス・ティラミスより）
AZEX バーチャルオフィス東京・銀座：月額1,100円、PDF1回300円従量課金制
バーチャルオフィス東京･銀座は株式会社エイゼックスが運営するバーチャルオフィスです。バーチャルオフィスと併設してレンタルオフィスとしても利用することができます。
AZEXではオプションサービスとして郵便物のPDFへのスキャン転送サービスが1件あたり300円という従量課金制となります。バーチャルオフィスとして利用している方へのオプションサービスとなるのでバーチャルオフィス利用料などが別途必要となります。AZEXは月額1,100円～とバーチャルオフィス料金も安めなのでお試しで利用してみたいという人にはよいかもしれません。
1,100円のシルバーベーシックコースは郵便物が即時転送される郵便コストがかかります。郵便物たくさんが来る人は一つ上のシルバーコース（月額3,850円）がおすすめです。
＜おすすめのシルバーコース＞
| 月額費 | 3,850円 |
| 月額費以外に必要な料金 | 入会金5,000円 |
| 電子化転送サービス料金 | 300円/回 |
| 利用できる住所 | 東京都中央区銀座 |
| その他特徴 | ・宅配便の受取りはNGで希望する人はプランアップが必要 ・郵便物は毎日、定期、都度転送（郵送料実費）から選ぶことが可能。オフィスでの受取や1ヶ月保管、破棄も可能 |
UPオフィス：郵便物電子化サービスのあるコスパの高いバーチャルオフィス
UPオフィスは不動産事業を行う株式会社 池田山エステートが運営しているバーチャルオフィスです。グループ会社には税理士法人ユープラスがありスタートアップ企業には心強い。
利用できる住所は「港区高輪」で、バーチャルオフィスだけでなくレンタルオフィスとして利用ができます。浅草線 高輪台駅から徒歩1分、五反田駅からも徒歩12分の立地に立つ池田山エステートが０から設計を手掛けた自社ビルです。
郵便物のスキャンサービスはオプションサービスになっていてバーチャルオフィスの利用料とは別に月額1,000円で行ってくれます。入会金1万円、年会費1万円がかかってしまいますが、郵便物がたくさん来てもオプション料金だけで対応してくれるのでコスパの高いバーチャルオフィスです。
| 月額費 | 3,850円（税込） |
| 月額費以外に必要な料金 | 入会金：11,000円、年会費11,000円（税込） |
| 電子化転送サービス料金 | 月額1,000円 |
| 利用できる住所 | 東京都港区高輪3-10-2 グラスプラス高輪 |
| その他特徴 | ・オフィスが自社ビル ・レンタルオフィスは24時間利用可能 |
まとめ
郵便物を電子化してくれるサービスや３社のバーチャルオフィスを紹介してきました。
郵便物を電子化するためには事業社が封を切り中身が見えてしまうとリスクがあるためバーチャルオフィスでもサービス化している会社はほとんどありませんので是非参考にして下さい。
アテナは日本郵便キャピタルも資本に入るなどしっかりしたサービスですが利用料が高め、UPオフィスや他のバーチャルオフィスの方が電子化サービスの利用目的で申し込んでもトータルコストとしては安く抑えることができます。