バーチャルオフィスと私書箱の違いとは？昔の言い方が私書箱？

この記事を書く前の筆者は「私書箱」という言葉は昔の表現で今はバーチャルオフィスという言葉を使うようになった？のかなというイメージでした。

「バーチャルオフィス」「私書箱」それぞれどのようなサービスなのかについてこの記事では説明をしています。

バーチャルオフィスと私書箱の違い

バーチャルオフィスと私書箱はコアとなるサービス内容がそもそも違っています。しかし、バーチャルオフィスは個人や法人など色々な人が利用するサービスなので私書箱の機能が備わっている会社が多く、ほとんどのバーチャルオフィスは私書箱としても使うことができます。

早速、２つの言葉の意味を見ていきましょう。

• バーチャルオフィス・・・ビジネス用の住所貸し出しサービス（名刺、HPや法人登記などへの利用が可能）
• 私書箱・・・郵便物を保管・転送サービス

私書箱とは郵便物の受取、保管や転送をしてくれるサービスのことを指します。ただし、宅配便の受取や保管は含まれていないのが一般的です。

一方で、バーチャルオフィスはビジネス用の住所貸し出しサービスを指します。住所を貸出せば当然郵便物などは届くのでほとんどのバーチャルオフィスは私書箱を意味する郵便物の転送や保管といったサービスも提供している会社が多い。

図にまとめると下のようになります。

私書箱には「郵便私書箱」と「私設私書箱」の２種類

私書箱とは郵便物の保管・転送サービスのことをいいます。

私書箱には大きく分けて「郵便私書箱」と「私設私書箱」の２つがあります。郵便私書箱は日本郵便株式会社、つまり郵便局が提供しているサービスのことをいいます。

一方で私設私書箱は郵便局以外の民間の会社が提供しているもののことをいいます。

まずはこの２つの違いを見ていきましょう。

郵便私書箱とは

郵便私書箱は郵便局で提供しているサービスで手続きさえすれば誰でも無料で利用することができます。

郵便局内には一つ一つに「〇〇号」と番号が付けられた箱が用意されていてこれが私書箱にあたります。宛名の代わりに「〇〇郵便局 私書箱 〇〇号」と書くだけで郵便物はこの専用の私書箱に届くようになります。

郵便物の私書箱サービスは誰でも無料で利用することができますが、数には限りがあり都市部ではほとんど空きがないのが実情です。

郵便私書箱の利用条件・利用手順について

運よく郵便局が用意する私書箱に空きがあり利用することができる場合の利用の手順と利用の条件について解説していきます。

空きが少ないということに加えて上記の条件が付くので誰でも気軽に利用できるものにはなっていません。

また、以下のようなデメリットもあるので合わせて注意点して下さい。

郵便私書箱の利用手順について

1. 希望する郵便局に空き状況を確認（空きがない場合は申込できません）
2. 申込書（郵便私書箱使用承認請求書）をもらい、提出
3. 郵便局の審査OKとなれば利用が開始

郵便局の審査では少なくてもほぼ毎日1通 以上の郵便物が届いているかを見られます。個人での審査通過はハードルが高いです。

どうしても必要という人は申込1ヶ月前などから自分宛の郵便物を投函するなどの対策が必要です。審査通過後は週に1回ほどに減っても大丈夫です。局によっては審査の甘い地域や開設後の指導状況などにも差があります。

私設私書箱とは

郵便私書箱は利用条件や審査など個人にはハードルがかなり高いサービスです。代わりに柔軟な審査やサービスとして生まれたのが民間の私設私書箱サービスです。

有料にはなりますが指定の住所へ転送してくれたり、地方にいながらに東京の住所を持つことができるなどのメリットがあります。

会社によって審査は様々ですが、私設私書箱にも法令で定められた最低限の利用条件があります。

私設私書箱の利用にはこのように身分証明書などの利用者についての質問事項があります。

これは「犯罪収益移転防止法」という法律が基になっています。かつてはこのような法律がなくバーチャルオフィスや私設私書箱を利用した犯罪行為が横行していたために厳しく取り締まりをされるようになりました。真面目に生きている人には迷惑な話ですが、デメリットになるほどの中身でもないので私設私書箱を利用したいという人はきちんと協力するようにしましょう。

料金を取ってサービスとして提供しているものなので様々なタイプがあり、利用の際の注意点をまとめると以下のようなります。

私書箱まとめ

私書箱には郵便局が提供しているものと民間が提供しているものの２つがあります。郵便局が提供しているもの料金が無料と魅力的ではあるが、利用者の数に制限があったり、利用条件が厳しくあまり現実的ではありません。民間の私書箱は料金形態が複雑なので郵便物の数や宅配便も対応可能かなど利用したいポイントを明確にしておかないと割高になってしまうこともあるので注意しましょう。

バーチャルオフィスとは

私書箱が郵便物の保管・転送サービスのことでしたが、バーチャルオフィスはどのようなサービスか見ていきましょう。

バーチャルオフィスは日本語訳すると「架空事務所」や「実体のないオフィス」となります。「架空」や「実体がない」という表現がされていますが、実際にこの住所で作業や常駐するための住所ではなく登記や名刺の記載用として借し出している住所のことです。

バーチャルオフィスの住所は会社やプランによっては「登記NG・名刺利用OK」など利用制限などもありますが、ビジネス用として自宅住所ではない住所を使いたいという人には便利なサービスです。

バーチャルオフィスを利用すればその住所に当然、郵便物が届くこともあるので私書箱としての機能を持っているバーチャルオフィスが多く、バーチャルオフィスという言葉の方が広まり、一般的になっています。

バーチャルオフィスの料金帯によるサービス内容の違い

バーチャルオフィスは住所の貸出しサービス内容があるので価格帯でサービス内容はかなり変わってくるのでサービス内容での料金相場は下の表のようになります。

私書箱としても使える郵便転送のサービスは1,500円～が目安の料金帯となっています。専用の個室やコワーキングスペースなどとセットで月額数万円というバーチャルオフィスもあります。最安値の相場が非常に安いので一見すると高く見えますが普通のオフィスを賃貸で借りるよりはだいぶ安く利用することができるます。

バーチャルオフィスの５つメリット

コロナ禍によるテレワーク・在宅ワークが普及したことにより賃貸型のオフィスをやめてバーチャルオフィスを選択する個人や会社が非常に増えています。ここではバーチャルオフィスのメリットについて詳しく解説していきます。

バーチャルオフィスのメリットをまとめると次のようになります。

キーワード①　安い

最大のメリットとしては安いということが一番に上げられます。数万円から数十万円以上かかるオフィスのコストを下げることができる点です。テレワークや在宅ワークでも仕事がまわる会社は賃貸オフィスが本当に必要か検討してみるのもいいかもしれません。

キーワード②　プライバシー

住んでいる家を自宅兼事務所としている人も多いですが、仕事やHPに自宅住所を公開するのはトラブルに巻き込まるリスクがあります。こういったリスクを回避することができるできます。

キーワード③　魅力的な住所

銀座や渋谷、新宿など都心には多くのバーチャルオフィスがあります。都心一等地の住所を名刺に記載することで取引先からの信頼アップに繋がることもあります。単純に都心の一等地の住所を名刺に記載したいという人は数十万円もかけて物件を探すことなく数千円で利用できるバーチャルオフィスはおすすめです。

キーワード④　ビジネスに役立つ

バーチャルオフィスによってはコワーキングスペースも併設しているタイプなどもあります。こういったバーチャルオフィスは利用者間の交流を促進するようなイベントを数多く開催したりしているので人脈を広げたいという人にもおすすめです。また、運営母体がIT大手の会社など色々なタイプの会社がバーチャルオフィス業界には参入しているので会社を運営するのに必要な様々なITサービスをお得に受けられるなどのビジネスサポートが手厚い会社などもあります。

キーワード⑤　手間がかからない

郵便物の転送だけでなく、固定電話やFAX、共有FAXなら無料で利用可能な会社や電話応対を代わりに行ってくれる電話秘書代行サービスなどを提供している会社もあり、会社を運営するうえで必要なものは全部バーチャルオフィスが用意している会社もあります。

また、全国に店舗があるバーチャルオフィスなどでは会議室やラウンジを全国どこの店舗でも利用できるなど賃貸オフィス以上の機能を持つバーチャルオフィスもあります。

バーチャルオフィスのデメリットとリスク

バーチャルオフィスのデメリットやリスクはどのようなものがあるかを紹介していきます。最後にはリスクの回避の方法も紹介しているので参考にして下さい。

デメリット①　他の利用者と住所が同じ

バーチャルオフィスの住所は他の利用者と共同で使用していきます。そのため、1社でもトラブルを起こしSNSなどで住所がさらされると同一視されてしまう可能性があります。

デメリット②　業種によっては利用できない

業種によっては事務所に厳しい条件が設けられている業種がありそういった業種の場合、バーチャルオフィスの住所では開業届を提出しても役所で弾かれてしまうケースがあります。

バーチャルオフィスの利用は避けた方がよい業種としては以下のような業種があります。

デメリット③　一部の信用金庫や信用組合の口座開設が難しくなる

メガバンクやネットバンクの多くは関係ありませんが、信用金庫や信用組合などはバーチャルオフィスの住所では口座開設NGとして銀行などもあります。

バーチャルオフィス利用で銀行口座開設についてはこちらの記事で詳しく解説しているので是非、参考にしてみて下さい。

デメリット④　倒産、料金アップのリスク

万が一バーチャルオフィスが倒産や突然、納得のいかない料金アップをされて変更をしようと思ってもビジネス住所は変更するだけでも手間とコストがかかってしまう

バーチャルオフィスのリスクの回避の方法

バーチャルオフィスのリスクの回避のポイントはしっかりとしてバーチャルオフィス会社を選ぶことが重要です。

例えば審査をきちんとしている会社であれば利用者の質が高くなるのでリスク①の他の利用者のせいで住所が汚れてしまうリスクを回避することができたり、大手の会社であれば倒産のリスクなども回避することができます。

リスクの高いバーチャルオフィスを見極めのチェックポイントとしては次のようになっているので申込前に必ず確認するようにしましょう。

おすすめバーチャルオフィス5選

レゾナンス：銀座アドレスで個人事業主向け最安値バーチャルオフィス

レゾナンスは創業6年ながら都内4店舗、横浜1店舗を構え、1万社以上が使う大手です。住所のみを利用したい人には料金の安さこそ一番の重要ポイントとなるでしょう、そんな人におすすめな会社です。

また、「銀座」の他にも「浜松町」「新宿」「渋谷」「横浜」といったビジネス街に店舗があり、会員は特別料金で全店舗の会議室を利用可能なので都内を動き回ることが多い人にもおすすめです。

レゾナンス公式サイト

GMOオフィスサポート：法人登記OKで郵便物転送コミコミ最安値バーチャルオフィス

GMOオフィスサポートは大手GMOグループが展開するバーチャルオフィスサービスです。法人登記OKで郵便転送もしてくれるバーチャルオフィスを探しているときにはGMOオフィスサポートがおすすめです。法人登記をすると地方自治体などからの年に数回は書類がきますのでサービス内容と月額料金のバランスを考えるともっともおすすめのバーチャルオフィスです。郵便物の届く頻度が「月1」「隔週」「週1」の3タイプの用意があります。設立間もない場合には「月1」、ビジネスが活性化してきたら「隔週」などへの段階的なグレードアップするスモールスタート利用ができるのが魅力です。

★★各プラン現在3か月分の利用料無料キャンペーン中

◎法人登記なし＆郵便転送なしプラン

法人登記なしで郵便転送なしといった住所利用のみの方向けのプラン。ネットショップや特商法の記載用のプランとなります。月額料金が月660円の格安料金体で渋谷、新宿、銀座、青山、秋葉原、横浜、名古屋、大阪梅田、京都、福岡博多といった住所を利用することができる。郵便物の転送はないが東京圏のオフィスは渋谷オフィスで手渡しで受け取ることが可能です。

GMOオフィスサポートは1年契約となりますが、現在3か月分の月額料金無料キャンペーン中なので9か月分の5,940円で1年間利用することができます。

GMOオフィスサポート公式サイト

DMMバーチャルオフィス：oViceがずっと無料で使える。

DMMバーチャルオフィスは大手IT会社DMMが運営するバーチャルオフィスです。料金プランは法人不可の「660円プラン」、法人登記OK＆郵便転送なしの「1,650円」、法人登記OK＆郵便転送あしの「2,530円」の3プラン。「2,530円」プランは法人登記＆郵便転送週1対応を考えている人にはおすすめです。料金相場としては格安から中堅の相場となる料金体ですが、オンラインでのMTGや会員ビジネスを行う人にお馴染みとなるoVice（オヴィス）のベーシックプラン（通常5,500円）が無料でずっーと利用できるなど特典が豊富についてきます。

DMMバーチャルオフィス公式サイト

UNITEDオフィス：利用者の4割が士業士。士業の方におすすめのバーチャルオフィス

UNITEDオフィスの魅力は会社設立・運営に必要なオプションメニューが豊富に用意されている点です。特に会議室などのスペースが必要という人にはおすすめで、都内に8か所ある会議室スペースをどこでも利用することができます。「いつか使うかも」といった機能がすべて用意されているバーチャルオフィスとなるので会社の成長とともに必要なものを追加することができるのが特徴のバーチャルオフィスです。

また、UNITEDオフィスの利用者の4割が士業士という士業に強いバーチャルオフィスです。

UNITEDオフィス公式サイト

京都朱雀スタジオ：法人登記OK、電話転送無料、初年度実質無料（条件あり）の最強バーチャルオフィス

画像：京都朱雀スタジオ HPより

京都朱雀スタジオは「和文化推進協会」という非営利団体が運営しているのでここまでの料金に抑えることができているという特徴があります。法人登記に関しても9月13日より料金無料へ変更され、とにかくバーチャルオフィス設置にかかるコストを抑えたいという方は京都朱雀スタジオがおすすめです。

住所としては京都の朱雀しか選ぶことができませんが、ワンコインバーチャルオフィスには珍しい「電話番号も追加コストなしで利用可能」です。

また、初年度の料金が実質無料になるキャンペーンも実施中です。条件に該当すれば、月額料金500円がさらに安くなり最大2年間50％OFF（2年間×50％OFFのためサイトでは実質初年度０円）にて利用できます。

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