これから起業などを考える人にとっては登記住所探しは頭の痛い問題の1つです。都内でオフィスを賃貸で借りた場合には家賃だけでも数十万円は必要になるからです。
起業したての人が最初に利用しているのがバーチャルオフィスですが、安いというメリットはありつつも今後のビジネスにおいてデメリットとなることはないのか？と不安に感じている人も多いのではないでしょうか？
結論多くのスタートアップがバーチャルオフィスを利用しているので大抵の業種においてはバーチャルオフィスだからといってデメリットになる可能性はありませんが、業種によってはもそもそバーチャルオフィスは使えない業種などの注意もあることは事実です。
ここでは、バーチャルオフィスで起業するメリット・デメリットの他、選ぶ際のポイント、注意すべき業種などについて詳しく解説していますので、これからバーチャルオフィス利用を検討している人はぜひ参考にしてみて下さい。
目次
そもそもバーチャルオフィスとは？
そもそもバーチャルオフィスとは、実際には入居せず住所や電話番号など事務運営に必要な機能を貸し出すサービスです。物理的なスペースを貸し出すレンタルオフィスやコワーキングスペースなどとは異なり、いわば「仮想の事務所」になります。仕事での作業スペースは他で確保する必要があるため、自宅などで場所を確保できている方におすすめのサービスです。
バーチャルオフィスのサービス内容
バーチャルオフィスには基本料金に含まれるサービスと含まれない有料のサービスがあります。
基本料金に含まれるサービスとしては、
・電話転送・代行サービス
・法人登記住所の利用
・郵便物の受け取りや転送
があります。
有料サービスとしては
・貸し会議室
・会社案内・HP・名刺作成
・経理代行
・会員同士の交流サービス
などが挙げられます。会社やプランによってサービス内容が異なるので、自分自身が利用したいサービスがちゃんとあるか必ずしっかり確認するようにしましょう。
下記で詳しく説明していきます。
電話転送・代行サービス
バーチャルオフィス所在地の電話番号を借りることができるサービスです。
かかってきた電話は自身の携帯電話に即転送されるので、タイムラグなしに相手と直接話すことができます。
法人登記住所の利用
借りている住所を名刺やホームページ、会社案内、商品パンフレットなど企業間取引の際の契約書や申し込み書へに記載をすることができます。
郵便物の受け取りや転送
バーチャルオフィスには担当のスタッフが滞在しているため、郵送物が届いたらそれらの郵送物の受け取り・保管業務をしてくれ、届いた郵便物を利用者が指定する住所に送ってくれます。
貸し会議室
30分や1時間単位で会議室を貸し出してくれるサービスです。
バーチャルオフィス所在地にあることが多く、お客様との商談に便利です。
会社案内・HP・名刺作成
会社を新しく設立するにあたり、必要不可欠な名刺やホームページ、会社案内のパンフレット制作を請け負ってくれるサービスです。
経理代行
帳簿の記載と決算など含めて全て税理士に任せてしまっても良いですが、領収書や銀行通帳を渡すだけで「記帳代行」だけ単独で行ってくれる会社もあります。
会員同士の交流サービス
バーチャルオフィス会員同士の交流を深めるために定期的に交流会を開催していたり、また会員向けに様々なテーマでのセミナーを開いている会社もあります。
優良バーチャルオフィス会社を選ぶポイント
次に選ぶポイントを説明します。
ポイントについては、以下の4点を参考にしてみてください。
・予算が合っているか
・過去にトラブルはなかったか
・アクセスや内観/外観はどうか
・必要な機能やオプションはあるか
以下で詳しく説明します。
予算が合っているか
バーチャルオフィスにかかる主な費用は入会金・保証金等の初期費用と月額料金です。さらに追加で有料サービスを頼む場合はその料金も含めて総合的にかかるコストを算出しましょう。
また契約は短期間ではなく長期契約することが一般的です。無理なく利用し続けるためには予算と実際にかかる費用が一致しているかは大切なポイントです。
過去にトラブルはなかったか
もし過去に詐欺などの犯罪行為に利用された経歴のあるバーチャルオフィスを利用すると、取引先や顧客に不信感を抱かせる可能性があります。
なのでバーチャルオフィスを選ぶ際は過去に起きたトラブルや犯罪の有無を確認しておくことが大事になります。
アクセスや内観/外観はどうか
住所貸だけならアクセスや見た目などは関係ないのでは？と考える人も多いと思いますが、バーチャルオフィスの中には、会議室やシェアオフィスなどの利用ができるものもあります。そのような場合は来客の可能性があったり、実際自身が行く場合もあるのでアクセスや内観・外観は大事になってきます。
また、最寄駅からの距離や周辺の様子等も借りる前にチェックしておきましょう。
必要な機能やオプションはあるか
バーチャルオフィスには基本機能と追加オプションがあります。
基本的な機能として住所や電話番号を貸したり郵便物の転送をしてくれます。追加機能として急な来客対応、エントランスへの社名表示、会議室・シェアオフィスの利用などがあり、住所や電話番号を借りるだけで良いのか、それとも他のサービスも利用したいのか、自社ニーズに合った選び方をしましょう。
バーチャルオフィスを使うメリット
次はバーチャルオフィスのメリットについて説明します。
・コストが抑えられる
・住所利用開始までの期間が短い
・顧客（取引先）や金融機関、公的機関から信用や信頼性を得られる
・自宅住所の登記を回避できる
以上の4点について詳しく説明します。
コストが抑えられる
自己所有のオフィスを持つとなれば、取得費用や建設費用がかかりますし、賃貸するにしても入居時の敷金や礼金、前払家賃、仲介手数料等が必要です。敷金礼金は賃料の数か月分、保証金は6か月から多い場合だと1年分というところもあります。バーチャルオフィスであれば入会金は業者によってさまざまですが、高くて数万円程度ですからそれほど大きな負担にはなりません。ビジネスをスタートしたばかりで資金的な余裕がない方にもおすすめです。
住所利用開始までの期間が短い
バーチャルオフィスはすぐに住所が利用可能です。必要書類を揃えて提出できれば、最短即日で利用できます。通常のオフィスを借りる手続きは数週間程度の時間がかかることが多いですが、バーチャルオフィスは最短即日で利用できる場合があります。「急ぎで利用したい」というケースに対応しているので、スピード感を持って事業を展開したい方におすすめです。
顧客（取引先）や金融機関、公的機関から信用や信頼性を得られる
バーチャルオフィスであれば、都心の一等地である丸の内、大手町、銀座、六本木、青山、表参道、池袋といった住所を、会社の住所にすることができます。
一等地の住所は取引先や顧客から信頼してもらえるので事業をする上でかなり重要なポイントで、会社としても大きなアドバンテージになります。
また東京03で始まる電話番号を利用できるのもブランディングの一環として魅力的に見えます。
自宅住所の登記を回避できる
自宅で登記をしてしまうと公然と住所を公開することになるので、ストーカーなどの被害に遭いかねません。こういったトラブルを回避するための方法としてバーチャルオフィスを利用するという方法があります。バーチャルオフィスであればプライバシーを守ることができるので家族がいる人や女性の一人暮らしの場合には、防犯上の観点からも良いでしょう。
バーチャルオフィスを利用のデメリット・リスク
メリットについて説明をしましたが、バーチャルオフィスにはデメリットとなるものもあります。続いてはこのデメリットについては見ていきましょう。
・他会社との住所の重複が起こる
・許認可が下りない場合がある
・仕事場は別で確保しなければいけない場合がある
最後にこのデメリットの回避の方法についても解説していきますので最後までお読みいただければと思います。
他会社との住所の重複が起こる
顧客が住所をネットで検索した場合、複数の会社が検索結果として表示されることがあるので、顧客に不信感を抱かれることもあるかもしれません。ただ、バーチャルオフィスで住所を借りることは決して悪いことではないので安心してください。プライバシーを守るためにバーチャルオフィスを利用している方も大勢います。
働き方が多様化した現代社会では、費用の面で起業のハードルを低くしてくれるバーチャルオフィスの存在は、ごく当たり前の存在になりつつあるのです。
仕事場は別で確保しなければいけない場合がある
バーチャルオフィスは住所貸のサービスとなるので、作業用スペースなど実務ができる場所の提供はありません。
そのため業務をしたり来客の際に接待するための場所を別で用意する必要があります。また、もしバーチャルオフィスと作業場所が離れていた場合、荷物を転送するのに時間がかかってしまう場合もあります。
許認可が下りない場合がある
以下の業種は、基本的にバーチャルオフィスでは開業、営業の許認可が得られないため、原則バーチャルオフィスの利用ができません。
・職業紹介事業
・人材派遣業
・建設業
・廃棄物処理業
・探偵業
・風俗営業
・金融商品取引業
・士業
※過去に犯罪に使われていた場合は危険
取引先などが住所を検索して事件などに関連している住所に会社の所在地があると印象が良くなく、不利益を被る可能性があります。
契約を考えている住所を検索するなどして調査し、何らかの犯罪歴が見つかった場合には他の場所を検討することをおすすめします。
バーチャルオフィスはこんな人におすすめ
バーチャルオフィスの利用に向いている人は以下のような業種の人になります。
・個人事業主やフリーランス
・ネットショップ運営をしてる
・起業を考えている
・コンサルティング系の人
以下で詳しく説明するので、もし当てはまった方がいればバーチャルオフィスを検討してみましょう。
個人事業主やフリーランス
個人事業主やフリーランスの方であれば、仕事場が自宅で、なおかつ会社の住所設定を自宅にしている方が多いと思います。
しかし、ビジネスで多くの取引先と働くようになれば、名刺の交換や書類の提出などで不特定多数の人に自分の住所を知られることになります。
そのような場合に自宅の住所を知られてしまうとセキュリティ面で不安に感じる方も多いはずです。
このような場合、バーチャルオフィスを利用することによって住所を自宅ではない場所に変えることができるので安心ですね。
ネットショップ運営をしてる
ネットショップ運営では個人事業主でも特定商取引法で「必ず住所を表記する義務」があります。「消費者に対して氏名や住所などの連絡をはっきりと表記する」必要があるのです。
自宅の住所を表記した場合、もしかしたらトラブルに巻き込まれるかも…と心配になる方も多くいらっしゃいます。
このような場合にバーチャルオフィスを利用することでプライバシーを守りながらネットショップなどの副業を始めることができます。
起業を考えている
起業したい、独立したいと考えている方にもバーチャルオフィスの利用はおすすめです。
起業する職種にもよりますが、事務所を構えることになれば費用もかかります。
特に最初は色々なものを用意する必要があるので莫大な初期費用がかかってしまいます。
もし初期投資を少なくしたかったりやわざわざオフィスを借りる必要がないという人や、自宅住所を登記に使用ができない場合にとても有効です。本来の事務所を構えるよりも、安く利用できるためコスト削減できることはもちろん、一等地の住所を借りることもできるため、イメージアップを図ることができます。
都市によっては補助金や助成金、税優遇などの面で違いがあることもあるので自宅住所を変更することなくお得な行政サービスを受けることが可能となり嬉しい点がたくさん有りますが、中には法人登記ができないプランも存在するのできちんと見極めてから当r区しましょう。
コンサルティング系
コンサルティング系の職業は自宅もしくはクライアント先で業務を行うことがほとんどであり、事務所を持たなくてもビジネスが成り立つケースが多いです。
その場合わざわざ事務所を持たずとも住所だけ構えられれば良いのでバーチャルオフィスに向いています。
もし利用する場合、会議室が利用できるバーチャルオフィスを選ぶのが良いでしょう。中には系列店舗の会議室をどこでも利用できるプランもあるので、そういった場合は出先など様々な場所で臨機応変に打ち合わせができるのでおすすめです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
本記事ではバーチャルオフィスの機能と全体像について説明するとともに、利用するメリット・デメリットについても触れました。
うまく活用することができれば、コミュニケーションの活発化や生産性の向上を図ることができ、住所を借りる以上のメリットを生み出すことができます。
そのためには自身の仕事内容や会社に合ったサービスが揃っているバーチャルオフィスを選ぶ必要があります。どこまでが必要な機能で、どんな課題を解決したいか検討した上で選ぶようにしましょう。